비즈니스 일본어: 첫인사·이메일·회의에서 바로 쓰는 표현

첫 출근한 회사에서, 혹은 일본 거래처와 처음 미팅을 앞두고 "인사말부터 뭐라고 해야 하지" 하고 막막했던 적 있으신가요? 존경어·겸양어 문법은 어느 정도 알아도, 막상 명함을 주고받거나 이메일 첫 줄을 쓰려면 머리가 하얘지는 경우가 많아요.

이 글은 문법이 아니라 장면으로 접근해요. 첫 대면 인사, 명함 교환, 회의에서 의견 내는 법, 이메일 서두·맺음말, 전화 응대, 퇴근 인사까지 비즈니스 일본어에서 실제로 부딪히는 순간을 순서대로 짚어드릴게요. 경어 문법 자체가 헷갈린다면 일본어 경어(존경어·겸양어) 정리를 먼저 보고 오면 이 글이 훨씬 쉽게 읽혀요.

JLPT N5 필수 단어 100무료 자료 레터 첫 통 · 46쪽비즈니스 표현 말고 기초 단어부터 다시 다지고 싶다면첫 통 받기 →

첫 만남 인사, 왜 다 お世話になっております로 시작해?

일본 비즈니스 자리에서 가장 많이 듣는 인사가 いつもお世話になっております(이츠모 오세와니 낫테 오리마스)예요. 직역하면 "항상 신세 지고 있습니다"인데, 실제로는 "우리 회사와 귀사가 계속 관계를 이어오고 있다"는 전제를 깔고 시작하는 만능 인사말이에요.

이게 만능인 이유는 누가 누구에게 정확히 무엇을 해줬는지 따지지 않아도 되기 때문이에요. 거래처 실무자가 바뀌어도, 내가 담당자를 처음 만나는 자리여도 "회사 대 회사"로는 이미 관계가 있으니 이 인사로 열면 대부분 자연스럽습니다.

다만 정말 처음으로 연락하는 상대, 아직 회사 간 거래 자체가 없는 상대에게는 어울리지 않아요. 이 경우엔 初めてご連絡差し上げます(하지메테 고렌라쿠 사시아게마스, 처음 연락드립니다)나 突然のご連絡失礼いたします(도츠젠노 고렌라쿠 시츠레이 이타시마스, 갑작스러운 연락 죄송합니다)로 시작하는 게 맞아요.

명함은 어떻게 주고받아야 실례가 안 될까?

명함 교환에는 순서가 있어요. 1:1 상황이면 방문한 쪽이나 직급이 낮은 쪽이 먼저 건네고, 여러 명이 있는 자리라면 직급이 높은 사람부터 순서대로 주고받아요.

건넬 때는 두 손으로, 상대보다 살짝 낮은 위치에서 내미는 게 기본 매너예요. 받을 때도 두 손으로 받으면서 頂戴いたします(초-다이 이타시마스, 받겠습니다)나 ありがとうございます를 소리 내어 말하는 게 좋아요. 명함 교환은 앉아서가 아니라 서서 하는 게 원칙이라, 회의실에 테이블이 있어도 자리에서 일어나 가까이 다가가서 주고받아요.

회의에서 의견 내고, 확인하고, 보류할 땐 뭐라고 해?

회의는 정중어만으로는 살짝 부족한 자리예요. 의견을 낼 때, 내용을 확인할 때, 결정을 미룰 때 쓰는 표현을 나눠서 익혀두면 훨씬 편해요.

이메일 첫인사와 맺음말은 뭐가 자연스러워?

비즈니스 이메일은 첫인사·본문·맺음말 세 부분 구조가 거의 고정돼 있어요. 첫인사는 만나서 인사할 때와 똑같이 いつもお世話になっております로 열면 되고, 맺음말은 よろしくお願いいたします 계열로 닫으면 대부분의 상황에 맞습니다.

메일에서 상대 회사를 부를 때는 貴社(키샤)를 쓰는 게 정석이에요. 말로 할 때는 같은 뜻으로 御社(온샤)를 쓰고요. 貴社는 발음이 記者, 帰社와 같아서 글로 쓸 때, 御社는 말할 때 헷갈리지 않아서 이렇게 나뉘어요. 여기에 様를 더 붙여 貴社様, 御社様라고 하면 오히려 이중경어라 실수가 되니 조심하세요.

전화 받을 때는 뭐라고 해야 해?

전화에서는 절대 もしもし를 쓰지 않아요. 전화를 받을 때는 상대보다 먼저 회사명과 이름을 밝히는 게 원칙이라 お電話ありがとうございます。◯◯株式会社の◯◯でございます(전화 주셔서 감사합니다, ◯◯주식회사의 ◯◯입니다)처럼 시작해요. 전화를 걸 때도 마찬가지로 私、◯◯会社の◯◯と申します로 회사명과 이름부터 밝히고 용건으로 들어가요.

전화 특유의 응대 표현(연결 부탁, 부재중 안내, 다시 걸겠다는 말 등)은 이 글에서 다 다루기엔 범위가 넓어서, 일본어 전화 표현에서 상황별로 따로 정리해뒀어요.

퇴근할 때 인사는 어떻게 해?

자리에 사람이 남아 있는데 내가 먼저 퇴근할 때는 お先に失礼します(오사키니 시츠레이시마스, 먼저 실례하겠습니다)라고 인사해요. 이때 남아 있는 사람은 お疲れ様でした(오츠카레사마 데시타, 수고하셨습니다)로 답하는 게 기본 짝이에요.

호칭에서 자주 하는 실수는 뭐야?

가장 흔한 실수는 회사 밖 사람에게 우리 쪽 사람을 이야기할 때 존경 표현을 그대로 쓰는 거예요. 사내에서는 部長, 課長처럼 직급으로 높여 부르지만, 거래처 등 사외 사람 앞에서 우리 부장님 이야기를 할 땐 직급에 様를 붙이지 않고 그냥 성만 말해요. 이 원리는 일본어 경어 정리에서 다룬 우치·소토(내외) 구분과 그대로 이어집니다.

또 자기소개에서 〜と申します(겸양어) 대신 〜とおっしゃいます(존경어)를 실수로 쓰는 경우도 흔해요. 내 이름을 말할 땐 겸양어, 상대 이름을 물을 땐 존경어라는 기준만 기억해도 이 실수는 줄어요. 자기소개 표현을 통째로 다시 정리하고 싶다면 일본어 자기소개를 참고하세요.

오늘 5분 액션: 인사 세트 소리 내어 연습하기

오늘은 아래 세 문장만 순서대로 소리 내서 연습해 보세요. 실제 미팅이나 이메일에서 그대로 쓸 수 있는 세트예요.

이 세 문장만 자연스럽게 나와도 첫 미팅이나 첫 이메일에서 느껴지는 부담이 확 줄어요. 표현을 한 번에 다 외우려 하지 말고, 이번 주엔 이 세 문장부터 입에 붙이면 충분해요.

자주 묻는 질문

비즈니스 일본어와 일반 존댓말은 뭐가 다른가요?

일반 존댓말(です/ます)은 일상 대화에서도 두루 쓰는 정중한 말투고, 비즈니스 일본어는 여기에 お世話になっております, かしこまりました 같은 업무 특유의 관용 표현과 회의·이메일·전화 같은 상황별 정형 문구가 더해진 거예요. です/ます 자체가 아직 헷갈린다면 일본어 존댓말 기초로 기초부터, 존경어·겸양어 문법이 궁금하다면 일본어 경어 정리를 먼저 보면 좋아요.

お世話になっております를 매번 써도 되나요, 아니면 상황마다 바꿔야 하나요?

일반적인 이메일이나 만남에서는 매번 써도 괜찮아요. 다만 오랜만에 연락하는 상대에게는 ご無沙汰しております(오랜만입니다)로 바꾸는 게 더 자연스럽고, 완전히 처음 연락하는 상대에게는 初めてご連絡差し上げます처럼 다른 인사로 시작하는 게 맞아요.

일본 취업이나 인턴을 앞두고 있다면 이 표현만으로 충분한가요?

이 글의 표현은 첫 출근·미팅·이메일에서 바로 쓸 수 있는 기본 세트예요. 다만 실제 업무 상황은 회사마다 관용적으로 굳어진 표현이나 사내 규칙이 있을 수 있어서, 입사 후에는 주변 동료가 쓰는 표현을 관찰하면서 미세하게 조정해 나가는 걸 추천해요.

출처와 확인일

확인일: 2026년 7월 4일 기준.

• Indeed 커리어 가이드 등 다수 매체 교차 확인: お世話になっております는 진행 중인 관계를 전제로 하는 표현이라 완전히 처음 연락하는 상대에게는 初めてご連絡差し上げます 등이 더 적절하다는 사용 맥락 확인
• recruit-ms.co.jp, skypce.net 등 명함 교환 매너 매체 확인: 1:1은 방문자·아랫사람이 먼저, 다수는 직급 높은 순으로 교환, 두 손으로 주고받으며 頂戴いたします라고 말하는 관행 확인
• jp.indeed.com, geekly.co.jp 확인: 御社(말)/貴社(글) 구분과 御社様·貴社様가 이중경어로 부적절하다는 점 확인
• 전화 응대 매너 매체(aocjob.com 등) 다수 교차 확인: 비즈니스 전화에서 もしもし 미사용, 받을 때 회사명·이름을 먼저 밝히는 순서 확인
• mayonez.jp, tap-biz.jp 확인: お先に失礼します↔お疲れ様でした 짝 표현과 ご苦労様でした를 아랫사람이 윗사람에게 쓰면 실례라는 점 확인

이 글의 표현은 회사마다 관용적으로 조금씩 다를 수 있어요. 정확한 사내 규칙이 궁금하다면 소속 회사나 거래처의 실제 관행을 우선하는 게 안전해요. 경어 문법 자체를 더 다지고 싶다면 일본어 경어 정리를, 전화 표현은 일본어 전화 표현을, 자기소개는 일본어 자기소개를 이어서 보세요.